Conoscere le funzioni aziendali: cosa si fa veramente in azienda

Thursday 1 December 2005 @ 4:34 pm

Vi sono, in linea di massima e con le ovvie differenze da azienda ad azienda e da settore a settore, nove principali funzioni in azienda, e quindi nove principali aree di inserimento e di carriera. Non sono confini sacri: nella propria carriera l’incrociarsi di aree e di esperienze è oggi la norma, più che l’eccezione.
Le funzioni così come qui suddivise si riferiscono ad un’azienda industriale strutturata secondo criteri classici. In ambiti caratteristici, o particolarmente avanzati (o ritardati), ruoli e funzioni possono raggrupparsi e sovrapporsi diversamente, o anche soltanto avere nomi diversi.
Anche nel settore dei servizi, che producono beni immateriali, nomi e definizioni di ruoli e funzioni non corrispondono in toto al modello che proponiamo.
Peraltro le aree funzionali indicate, al di là dei diversi nomi che possono assumere, rimandano a caratteristiche personali e professionali abbastanza tipiche ed omogenee in tutte le realtà. A seconda del settore, oltre che delle singole aziende, può variare molto il peso numerico (e quello “politico”) degli addetti in queste funzioni (in particolare alcune tipologie di società di servizi – es. ricerche di mercato, agenzie di pubblicità- si identificano in poche funzioni iperspecializzate).
Molti si chiedono quali di queste funzioni, oggi “tirano” di più, in termini di richieste. Da una analisi delle inserzioni di ricerca di lavoro, compiuta ogni anno dall’ISFOL, esce un panorama in dinamico, con poche costanti: la grande maggioranza di richieste (oltre la metà) è per posizioni commerciali, anche se spesso di dubbia qualità (molta più vendita, e prevalentemente come agente e non come venditore dipendente, che marketing). Più scarse che in passato le richieste per posizioni amministrative o finanziarie, e tecnico-produttive: per le altre funzioni, l’andamento è molto oscillante anche nello spazio di pochi mesi.

• Ricerca e Sviluppo
Diamo il primo posto alla funzione più negletta, di cui tutti lamentano, giustamente, la scarsa rilevanza in Italia. Tuttavia aziende che assumono ricercatori esistono anche da noi. È preposta allo studio, alla formulazione, alla innovazione continua dei prodotti aziendali. Si occupa di ricerche sui materiali, di invenzione di nuovi prodotti e tecnologie, e di progettazione e sviluppo di nuovi macchinari e processi di produzione, di analisi di nuove applicazioni e miglioramento di prodotti già esistenti.
Sono comunque passati i tempi del “ricercatore/scienziato/inventore” che, chiuso nel suo laboratorio, effettuava rivoluzionarie scoperte. Oggi il ricercatore è costantemente affiancato da un lato dall’uomo di marketing, che suggerisce e verifica le attese del mercato rispetto alle nuove scoperte o agli sviluppi dei prodotti esistenti, e dall’altro dall’uomo di produzione che controlla costi, fattibilità, concretezza delle sue analisi, che devono essere trasformabili in modo efficace in un prodotto vendibile. Sono infatti in pochissimi, nelle aziende, a occuparsi di ricerca “pura”: la maggior parte dei ricercatori è impegnata a individuare e creare nuove nicchie di mercato con nuovi prodotti, o ridurre i costi di produzione o migliorare la qualità dei prodotti con innovazioni tecnologiche. È comunque una professione piena di stimolanti sfide quotidiane, in cui la creatività unita alla comprensione dei reali obiettivi aziendali è l’arma vincente. Una volta le carriere dei ricercatori erano quasi solo di tipo specialistico, e davano più soddisfazioni morali che materiali. Oggi, invece, anche al bravo ricercatore si aprono carriere manageriali, attraverso una complessa attività di coordinamento di più progetti, o il passaggio ad altre funzioni come il marketing e la produzione. In generale, come è ovvio, occorrono lauree tecniche e una gran voglia di continuare a studiare; nel settore informatico, peraltro, ove prioritarie sono le qualità logiche, molti laureati in filosofia hanno intrapreso con successo questa carriera.
I ruoli più classici della ricerca e sviluppo sono il ricercatore ed il tecnologo. Si tratta di titoli intercambiabili, anche se spesso il tecnologo studia più gli aspetti di ricerca applicata e di industrializzazione, mentre il ricercatore si dedica più alla ricerca di base.

• Produzione e Qualità

La produzione governa i processi di trasformazione delle materie prime, o dei semilavorati, nel prodotto finito. È una grande palestra manageriale, poiché implica una gestione costante e a tratti affannosa di una grande quantità di risorse umane, tecnologiche e finanziarie. Oggi vive una fase particolarmente critica per le rapide e non indolori riconversioni che, da un lato con le delocalizzazioni degli impianti produttivi e dall’altro con l’automazione, hanno rivoluzionato il modo di produrre, riducendo organici e tempi di lavorazione e migliorando la qualità dei prodotti.
In produzione, è fondamentale il ruolo del caporeparto, o responsabile di linea di produzione, in cui spesso i giovani laureati si fanno le ossa non solo dal punto di vista tecnico ma soprattutto da quello della leadership. Importante sono anche i servizi tecnici, o engineering, che assicurano le innovazioni tecniche, l’efficienza degli impianti e la manutenzione necessari nello stabilimento.
Dall’interno della produzione è nata inoltre una funzione che oggi ha acquisito una specifica dignità ed autonomia: la Qualità. La Qualità ha ampliato la sua area di competenza, in molte aziende, dalla qualità dei prodotti (e quindi la conformità alle specifiche, presidiata da appositi laboratori o controlli), a quella dei processi produttivi e poi a quella di tutti i processi aziendali, all’insegna delle esigenze (o, secondo alcuni, della moda) della “Qualità Totale”. Non è quindi più solo una funzione per “tecnici”, ma anche per persone che abbiano una forte visione globale dell’azienda, e la propensione da un lato a ragionare per modelli e sistemi, e dall’altro a comprendere tutta l’importanza del “fattore umano” all’interno di questi stessi sistemi. Oggi di “qualità totale” si parla sempre meno, ma l’attenzione alla qualità dei prodotti e dei processi aziendali non è più una moda, ma un vincolo per tutte le aziende modernamente organizzate.
Perciò, ruoli non puramente tecnici legati a questi problemi si trovano sempre più spesso, anche se frequentemente inseriti in funzioni diverse (ad es. la formazione) o in “progetti speciali” e “task forces”.
In qualità, i ruoli tipici sono quelli dell’analista di laboratorio, che effettua studi e verifiche chimiche e fisiche sui prodotti o le materie prime, e dell’ispettore qualità, che esegue controlli sui prodotti o in fabbrica o dopo che sono stati messi in distribuzione, per verificare che arrivino in perfetto stato al consumatore.
Ma non si può, oggi, parlare di produzione senza parlare della funzione che, nell’area tecnica, assicura la compatibilità delle attività produttive con l’ambiente e con la sicurezza sul lavoro: il controllo delle emissioni, degli scarichi, la messa a regime delle procedure di sicurezza etc. hanno una rilevanza sempre maggiore.

• Logistica

La Logistica (chiamata oggi “Supply Chain”) cura l’acquisto dei materiali, la loro gestione nei magazzini, la programmazione della produzione in stabilimento, e la distribuzione dei prodotti; è anch’essa cresciuta di importanza negli ultimi anni. Ciò da un lato per l’esigenza di ridurre gli enormi oneri finanziari legati alle scorte di materie prime e prodotti finiti e, dall’altro in quanto funzione di integrazione tra la produzione e le vendite, indispensabile per essere più tempestivi nella consegna e più affidabili nella gestione degli ordini. È una funzione cardine per cercare di orientare al mercato tutta l’azienda e non solo le funzioni commerciali. Richiede un know-how di tipo organizzativo, legato anche ad aspetti informatici e tecnologici.
Nel mondo della logistica, tra le mansioni più critiche vi è quella del buyer, o compratore, che cura l’acquisto di materie prime, semilavorati etc., selezionando i fornitori e negoziando le condizioni. Altre mansioni tipiche della logistica sono la programmazione della produzione, che gestisce gli stock e alimenta le fabbriche, e la distribuzione fisica, che cura i flussi dei prodotti dal produttore ai clienti: in queste aree l’informatica distribuita consente grandi innovazioni, necessarie per la elevatissima incidenza che i costi logistici di stoccaggio e trasporto hanno per le aziende.

• Marketing

È forse la funzione più amata e più discussa, quella da cui proviene il maggior numero di Direttori Generali, anche se oggi è un pò in declino a favore di aree più “operative”, come le vendite. È la funzione incaricata di trovare il modo di soddisfare i bisogni dei consumatori, guadagnandoci sopra. Deve curare lo studio ed il lancio di nuovi prodotti, il costante aggiornamento dei contenuti e dell’immagine di quelli esistenti, il loro posizionamento, la comunicazione pubblicitaria, la definizione dei prezzi ottimali di vendita, le iniziative promozionali, formati e confezioni, modalità distributive, etc. La figura tipica del marketing è il product manager, che è la “balia” del prodotto e deve garantire, interagendo con tutte le altre funzioni, che esso cresca e si affermi secondo le sue massime potenzialità. In certe aziende si distingue tra:
• Marketing Strategico, che cura l’evoluzione dei mercati e dei modelli di consumo, valuta i cicli di vita dei prodotti e le esigenze di innovazione, studia la concorrenza e la clientela, ipotizza alleanze o “aggressioni”, verifica la obsolescenza di prodotti o tecnologie esistenti, pianifica insomma il futuro, e
• Marketing Operativo, che sviluppa le azioni di supporto alle vendite: campagne promozionali e pubblicitarie, merchandising, politiche di incentivazione, operazioni sui punti vendita. Mentre il “Trade Marketing” è rivolto al cliente diretto (commerciante, grande distribuzione), il “Consumer Marketing” si rivolge a quello finale (consumatore).
Oltre alla figura del product manager, e a quella di addetto al trade marketing, che studia e organizza tutte le azioni commerciali rivolte alle clientela, nel marketing operano gli addetti alle ricerche di mercato, che attraverso agenzie specializzate valutano sui consumatori il potenziale e le caratteristiche dei prodotti, e specialisti di pianificazione mezzi pubblicitari, che definiscono dove/come/quando e a che prezzo debbano svolgersi le campagne pubblicitarie.

• Vendite

Fino a pochi anni fa considerata da molti laureati una funzione “di serie B”, popolata da chiacchieroni senza scrupoli, oggi la funzione Vendite è forse la più importante per la maggioranza delle aziende. Infatti, quando il mercato “tirava”, bastava che il marketing ideasse dei buoni prodotti ed essi venivano accolti senza problemi; più che dei venditori, le aziende avevano dei “distributori “ di prodotti. Ma ora, con una concorrenza spietata e mercati freddi, è principalmente la qualità della nostra forza vendita che può assicurare il successo del nostro prodotto a scapito di altri, non molto diversi.
E inoltre, la concentrazione della distribuzione commerciale ha cambiato il volto del cliente: non più il piccolo negozio all’angolo, ma il responsabile acquisti della catena di supermercati, non certo convincibile con la barzelletta e l’offerta del caffè. Di conseguenza, mentre i laureati fino a poco fa erano presenti nella funzione vendite solo in caso di prodotti sofisticati (alta tecnologia o prodotti finanziari, ad esempio), oggi sono molto diffusi anche nel largo consumo, dove si è affermata la figura del “key account”, nata, sulla falsariga degli “account” delle agenzie pubblicitarie, per prendersi cura di clienti di particolare importanza.
È sempre più raro, ad esempio, che si possa fare una carriera nel marketing senza avere fatto una solida esperienza anche nelle vendite.
I laureati vengono col tempo inseriti, oltre che come “key accounts” come “capi distretto” o capi area, con il compito di coordinare l’attività di una serie di venditori o agenti in una determinata zona geografica.

• Amministrazione e Finanza

L’area amministrativa cura la redazione dei Bilanci, sia civilistici e fiscali che interni, la Contabilità Generale e le attività di Budgeting e Controllo di Gestione, oggi sempre più importanti e metodologicamente raffinate, che richiedono l’effettuazione di studi e verifiche sull’andamento aziendale, sui rapporti costi/ricavi a livello analitico e sui livelli di scostamento dai piani di gestione. Vi è poi il settore fiscale e quello dei Servizi Amministrativi, a cavallo tra amministrazione ed Sistemi Informativi, che cura le innovazioni nei sistemi di reporting e banche dati. Un altro settore in espansione è quello della Revisione Interna, cioè delle attività di auditing, controllo e consulenza ai propri uffici amministrativi rispetto alla correttezza formale e sostanziale delle operazioni amministrative e gestionali, compiuta in anticipo o congiuntamente all’intervento di revisori esterni che devono certificare i bilanci delle aziende quotate in Borsa.
Nel tempo, questo settore si è espanso da un controllo più formale ed amministrativo ad uno più “gestionale” ed organizzativo, che entra nel merito dei sistemi aziendali per verificare non solo la correttezza delle procedure ma anche la loro efficacia.
L’area della gestione finanziaria comprende invece le attività di Tesoreria, cioè di reperimento ed impiego dei fondi necessari alle attività correnti a breve termine, e la Pianificazione Finanziaria, più complessa, che riguarda da un lato lo studio delle strutture finanziarie ottimali per la società, e dall’altro l’impostazione di tutte le azioni di medio e lungo periodo necessarie per la loro realizzazione. Questo significa operare sui mercati azionari e obbligazionari, definire prestiti con le banche, studiare il livello ottimale di autofinanziamento anche rispetto alle esigenze degli azionisti, neutralizzare i rischi di cambio valuta e le oscillazioni dei mercati finanziari, e, in genere, cercare di operare sui prodotti finanziari per minimizzare gli oneri del costo del denaro, e, magari, guadagnare sulla gestione delle liquidità aziendali, stando sempre attenti che la struttura finanziaria di base si mantenga solida e flessibile. È inoltre in espansione l’area legale-finanziaria, in particolare legata alla internazionalizzazione dei mercati e quindi alla conoscenza di tutte le norme e regole da seguire per gestire gli aspetti societari e finanziari nelle piazze estere. L’area legale in senso stretto, pur presente in ogni azienda, è di solito però molto ristretta perché si usa spesso affidarsi prevalentemente a studi esterni, e lo stesso vale per l’area assicurativa, gestita in “partnership” con broker specializzati.
Quanto detto finora vale ovviamente per la funzione finanziaria nelle imprese. Va sottolineato però che buona parte dei neolaureati appassionati di finanza entrano direttamente in aziende che fanno del credito e/o dei servizi finanziari il proprio business: banche, assicurazioni, SIM, società di gestione di fondi, factoring, leasing etc. Qui non esiste tanto, come ovvio, la “funzione” finanziaria, quanto una serie di specializzazioni che ci indirizzano su settori diversi. Questo settore offre numerose opportunità, e a volte anche molto remunerative, ma richiede una vocazione e una preparazione specifica, in quanto solo una formazione molto mirata, da costruirsi durante l’università e spesso da perfezionarsi all’estero o in qualche istituzione di prestigio, consente di raggiungere ruoli di responsabilità, che diano soddisfazioni in grado di compensare i rischi legati al lavoro nel credito e nella finanza, che sono quelli di essere sempre in bilico tra estrema “routine” ed estremo stress.

• Personale e Organizzazione

La funzione Organizzazione, che ha vissuto momenti gloriosi, tende oggi a scomparire nelle aziende come funzione in sè, e a essere inglobata, a seconda degli ambiti operativi, nelle aree del Personale, dei Sistemi Informativi o della Produzione. Il Personale è invece una delle funzioni che più stanno evolvendosi e in cui si sono sviluppate negli ultimi anni diverse nuove professionalità. La gestione del personale contempla due campi d’azione: le Relazioni Industriali e la gestione delle Risorse Umane; in linea di massima, la prima tocca gli ambiti normativi e i rapporti con il sindacato e la componente operaia, la seconda cura i sistemi di selezione, formazione, carriera e retribuzione di impiegati, quadri e dirigenti. Mentre negli anni ’70 erano le relazioni industriali a essere maggiormente critiche, oggi riveste maggiore importanza strategica l’area delle risorse umane. Le Relazioni Industriali, per le quali è pressoché indispensabile una laurea di taglio giuridico/economico, si occupano della contrattazione collettiva, del contenzioso sul lavoro, delle procedure e delle norme di sicurezza e disciplinari, dei rapporti con gli enti pubblici e le associazioni imprenditoriali, del calcolo del costo del lavoro e spesso dell’organizzazione del lavoro operaio, nonché degli aspetti amministrativi e previdenziali dei rapporti di lavoro. Le Risorse Umane curano invece la selezione e la formazione professionale di neodiplomati, neolaureati ed esperti, i piani di carriera dei quadri, i sistemi di valutazione della prestazione e del potenziale dei dipendenti, le analisi organizzative su ruoli e funzioni, i sistemi di motivazione e retribuzione. Per queste attività può andar bene anche una laurea di tipo umanistico (meglio se con competenze di tipo psico-sociologico), purché integrata da una buona cultura economica e/o un master di specializzazione. A cavallo tra le due aree del personale c’è la “gestione” vera e propria, che implica l’occuparsi sia dei problemi sindacali che di assunzione e sviluppo risorse, di licenziamenti, mobilità e aspetti organizzativi nella loro realtà operativa.

• Sistemi Informativi

L’area dei sistemi informativi (o “Information Technology”, come oggi si chiama) è stata oggetto di profonde rivoluzioni in questi ultimi anni in quasi tutte le aziende. Sono scomparse quasi tutte le professionalità più povere, e si è assistito ad un diffuso “outsorcing” delle attività: le aziende, cioè, hanno ceduto a società esterne la gestione di buona parte dei propri sistemi, e spesso anche buona parte del personale, in quanto non riuscivano a generare al loro interno l’efficienza, la innovazione e lo sviluppo delle competenze indispensabili per tenere i ritmi velocissimi di evoluzione delle tecnologie e dei sistemi. Quindi, oggi, la maggioranza delle opportunità di assunzione in quest’ area è nelle società di consulenza o softwarehouse e non nelle aziende in cui i sistemi vanno implementati: tuttavia le aziende continuano anch’esse ad assumere, sia pure con parsimonia, perchè non vogliono lasciare totalmente a terzi la gestione di un’area così importante. Il passaggio di personale da aziende-fornitori di sistemi, a aziende-clienti (e viceversa) è in ogni caso molto intenso. La principale differenza, tra lavorare in una funzione interna di Sistemi Informativi rispetto a una società di informatica, è che la prima manca spesso di quell’ anima “commerciale” che caratterizza la seconda, essendo il “cliente” costituito dalle altre funzioni aziendali; si fa però di solito un’esperienza più legata alla globalità dei problemi d’impresa. All’interno dei Sistemi Informativi vi sono comunque diversi ruoli. Alcuni richiedono quasi solamente competenze informatiche, in attività di ricerca sui vari hardware e software; altri, invece, affrontano tematiche organizzative, analizzando i problemi dei flussi informativi delle varie aree aziendali e pianificando la rete di conoscenze necessaria. Il ruolo del sistemista, come quello dell’analista-programmatore, è quindi stimolante quando si opera in aree innovative, sia in termini di linguaggi e strumenti informatici, sia in termini di strategie aziendali. I ruoli oggi in crescita sono quelli di “project manager”, in cui bisogna unire le competenze tecniche con quelle organizzative, di conduzione di un team di lavoro e di gestione di un cliente. Va sottolineato come in quest’ area, che offre molte opportunità non solo ai laureati in informatica, ma anche in tutte le materie scientifiche, in economia e commercio e anche in materie umanistiche con indirizzo logico, sia fondamentale entrare lavorando su progetti e sistemi innovativi e in rapida crescita, e non su aree in via di obsolescenza: infatti tutto il nostro potere di mercato risiede nelle competenze tecniche specifiche che avremo maturato, e che in questo settore vanno ricostruite quasi da zero ogni 4/5 anni.
In questa area possono essere incluse anche tutte le posizioni del “mondo web” (ad es. webmaster), nonché quelle, in rapido sviluppo, legate alle nuove tecnologie di trasmissione di terza generazione: si tratta di professionalità che spesso richiedono un mix di competenze tecnico-informatiche (in particolare la conoscenza di specifici linguaggi di programmazione) ma anche umanistiche, ed offrono numerose opportunità di ingresso; i problemi rischiano di venire in seguito, se le tecnologie o le aziende “passano di moda” e non si è abbastanza rapidi nell’orientarsi verso applicazioni più innovative. In questo settore operano sia le aziende proprietarie delle tecnologie medesime, che le maggiori società di consulenza, che una miriade di softwarehouse di medie e piccole dimensioni.

• Relazioni Esterne

È una funzione molto ambita soprattutto dalle neolaureate, e anche una porta d’ingresso in azienda per chi ha una formazione umanistica e vuole inserirsi nel mondo produttivo senza sacrificare quel “tocco di classico” che ha acquisito. È però anche ostica e rischiosa professionalmente, perché si tratta di una funzione costituita da strutture molto snelle in cui, sovente, il lavoro di qualità è curato in gran parte in prima persona dal “capo”. Inoltre, l’esperienza nelle Relazioni Esterne è forse più funzionale a una crescita successiva in agenzie specializzate o nel giornalismo, che a una carriera tutta aziendale (sono però anche possibili sbocchi interessanti nel marketing). D’altronde, spesso le aziende preferiscono assumere personale già esperto, trattandosi di un settore molto delicato e con scarsa “scuola” all’interno. Le Relazioni Esterne hanno di solito un’area che segue i rapporti con la stampa, i media e gli enti pubblici, e un’altra area che promuove l’immagine dell’azienda presso i consumatori attraverso sponsorizzazioni o manifestazioni pubbliche, nonché attraverso la predisposizione e supervisione di campagne promozionali e pubblicitarie. Queste ultime, a volte, sono curate direttamente dalle Relazioni Esterne, ma più spesso da agenzie specializzate, in accordo con le funzioni del marketing.

Fonte: “Dall’università all’azienda, guida pratica per i neolaureati”, Ufficio stampa ACTL (Associazione per la Cultura e il Tempo Libero).